Hybride samenwerken en helder communiceren, hoe zorgen we dat we elkaar ook echt begrijpen en verstaan?
Elkaar echt begrijpen terwijl we digitaal samenwerken, zowel in woord (email, chat etc) als in beeld (teams, video calls etc), dat is volgens mij de uitdaging waar we voor staan komend jaar. We missen vaak de impliciete hints en signalen van de ander. Technologie creëert als het ware maskers. Hybride werken blijft en zal ongetwijfeld de norm worden in 2022. The best of both worlds wordt het vaak genoemd. Samenwerken is soms al lastig maar hybride samenwerken is nog ingewikkelder. Het vergt vooral verbetering van onze Digi-“taal” vaardigheden! Helaas is ons digi-taal niveau vaak blijven hangen op A1 niveau terwijl iedereen denkt dat hij of C2 (near native) niveau hangt, helaas. Het blijkt dat we minimaal 4 uur per week tijd kwijt zijn door miscommunicatie. Hybride werken vergt iets extra’s, onze “body-language” is niet verdwenen, maar is getransformeerd. Een smiley is niet gelijk aan een face-to-face glimlach. We interpreteren app berichten of emails vaak verkeerd en ook tijdens video calls misinterpreteren we allerlei verbale of nonverbale signalen.
Vertrouwen is de lijm die een team (ver)bindt
Er is een verschil tussen hoofd en hart vertrouwen: cognitief vertrouwen en emotioneel vertrouwen.
Cognitief vertrouwen is gebaseerd op het geloof dat je collega’s gekwalificeerd zijn om hun werk goed te doen. Het vertrouwen groeit als mensen langer met elkaar werken en wordt gebaseerd op ervaring en interactie in positieve of (soms helaas) negatieve zin.
Emotioneel vertrouwen heeft te maken met zorg en bezorgdheid voor elkaar en heeft te maken met positieve gevoelens en emotionele banden, bijvoorbeeld teamleden die dezelfde waarden hebben. Tijd speelt hierin een minder grote rol.
Als mensen elkaar dagelijks zien dan bouwt vertrouwen langzaam aan, dus hoe langer mensen met elkaar werken hoe groter het vertrouwen wordt. Dat is bij hybride en remote teams anders, mensen zien elkaar niet dagelijks. Het blijkt dat een niveau van cognitief vertrouwen redelijk snel wordt bereikt bij remote teams, het opbouwen van emotionele vertrouwen langer duurt. Beide soorten van vertrouwen zijn belangrijk. Vertrouwen ontwikkel je door jezelf “bekend” te maken bij anderen, gebaseerd op kennis van elkaar en empathie door reflexieve kennis. Het emotionele vertrouwen, dat heeft het zwaar te verduren in hybride samenwerken en is een stuk lastiger.
Vertrouwen en macht
Een handig hulpmiddel is te kijken naar de trust power matrix van Erica Dhawan.
Bedenk per interactie waar jij je bevindt m.b.t de communicatie met deze persoon en is nodig voor een optimale communicatie?
Stel jezelf o.a. de vragen:
- Hoe groot is het vertrouwen echt van de ander mij en vv en is er sprake van een “power’gap?
- Wat betekent dat voor het communicatiekanaal dat ik wil gebruiken? En waarom kies ik voor dit comunicatiekanaal, past dat ook bij de ander? En voor het taalgebruik (formeel, informeel)?
- Kan ik wel of geen emocions gebruiken?
- Welke toonzetting past bij de communicatie?
- Kan het kort of is iets uitgebreider beter naar deze persoon?
- Ben ik duidelijk?
- Respecteer ik de ander qua tijd en werkdruk? Of maak ik mijn probleem de anders probleem?
25 Concrete tips om een digi-taalvirtuoos te worden
- Ga op een vergader dieet
- Zorg dat elke meeting om .45 uur stopt zodat iedereen na elke meeting nog minimaal een kwartier heeft om te resetten, te pauzeren en zijn hoofd leeg te maken, ok al kun jij in je eentje de cultuur niet veranderen, je kunt wel anderen inspireren en aanspreken.
- Lunchpauzes zijn om te lunchen en niet om te vergaderen
- Creëer serendipiteit, toevallige ontmoetingen ( de “oude’ koffie apparaat ontmoetingen, bijvoorbeeld lunchtafels, gebruik break out rooms tijdens meeting voor informele gesprekken, maak gebruik van een buddy systeem dat elke week rouleert etc.
- Geef online deelnemers altijd voorrang, denk en handel inclusief en “denk” vanuit perspectief van de remote deelnemers
- Doe veel meer dingen asynchroon
- Camera’s aan bij video calls
- Let op “ruis” en de multitaskers en spreek mensen hierop aan
- Zorg dat bij elke meeting 1 persoon de facilitator is (bij toerbeurt) met gebruik basis afspraken/regels en gebruik “Safe words”
- Zorg voor afwisseling tussen spreken en schrijven, gebruik online tools zoals white boards
- Less = more, meeting hoeven geen 3 uur te duren (kwaliteit boven kwantiteit)
- Gebruik de chat, zodat ook introverte mensen aan het “woord”komen
- Lijkt een dooddoener, maar kijk recht in de camera, oog contact is essentieel en laat ook je handen zijn in kader van digital body language
- Denk na welk communicatie kanaal bij jouw boodschap hoort en bij de ontvangen: is de ander een digital native of een digital adaptive?
- Pauzes, pauzes pauzes
- Te veel haast gaat ten koste van bedachtzaamheid en jouw deadline is niet de haalbare deadline van je collega (weg met deadlines, gebruik requestline, dat is veel aardiger)
- Zorgvuldig lezen is het nieuwe luisteren
- Duidelijk schrijven is de nieuwe empathie
- Ga uit van de goede intenties van de ander
- Laat je empathie duidelijk merken en geef complimenten, expliciet i.p.v. impliciet
- Kies het juiste medium/communicatie kanaal (lengte, complexiteit, snelheid en is de ander ook bekend met dit medium?)
- Maak met je team en organisatie een digi-taal guide lijn/inspiratie en laat mensen leren van elkaar
- Ben je een digital native of digital adaptive?
- Maak gebruik van de 4 wetten van digital body language
- Ga in gesprek over de wensen en verwachtingen van je collega’s en je team, gebruik de praatplaat, het is niet in beton gegoten, maar evalueer elke drie maanden de “digitale stijl” team test (meer weten mail mij gerust)
Wil jij je digit-taligheid verbeteren en een digi-taalvirtuoos worden?
We bieden interactieve hybride workshops over het vergroten van je digi-taal aan, geheel passend bij jou organisatie, gebruik de code bluemonday in je mail of als je belt. Je krijgt dan de Speciale blue Monday aanbieding: 100,00 euro korting. Voor meer informatie klik hier.
Annemie Webers
