Pauzeren kun je leren! Geen “time-management training” maar “pauze-management training”

Bizar, mensen willen wel iets doen aan hun werkdruk en werkstress, maar pauzes nemen….dat past niet in dat plaatje. Geen tijd voor! Werkstress (maar ook privé stress natuurlijk), grote bruine beren (in ons hoofd dan, in de vorm van een nare leidinggevende, een vreselijke collega of stapels werk) dat zal deels wel zo blijven en is ook niet het echte probleem (positieve stress heb je ook nodig!). Het gaat om het gebrek aan herstel (pauzes) na inspanning en stress. Overigens heeft ISMA mooie richtlijnen opgesteld, die absoluut de moeite waard zijn om dor te lezen en te gebruiken: Leidraad voor hersteltijd. Pauzes nemen kun je leren, maar ook de cultuur van de organisatie speelt een grote rol, is pauze nemen voor “watjes” of is het ‘stoer”? Neem een voorbeeld aan de Zweden die massaal FIKA nemen, de gemiddelde Zweed spendeert maar liefst 268 uren* of 33 werkdagen aan FIKA. Meer wetenl, lees dan echt het blog hierover van Katrien, klik hier:

Na heel wat fika-uren, begrijp ik nu beter waarom fika zo belangrijk en prominent aanwezig is in de Zweedse cultuur. En waarom drukke zakenmannen er bewust tijd voor vrijmaken. Het is meer dan alleen maar een pauze nemen en een kopje koffie drinken. Het is een investering. In wat, kom je meestal pas later te weten.

Weg met het “onmiddellijksvirus”

Emails, chat, Teamsberichten, appjes, chats, we worden de hele dag “gestoord” door tal van berichten om “even” op te antwoorden. Tegelijkertijd hebben we massaal het gevoel dat we ook echt bereikbaar “moeten” zijn, want je collega kan een vraag hebben en dan “moet” je wel gelijk antwoorden. Alles moet onmiddellijk, echt nu, het kan niet wachten; we hebben de hele dag te maken met het onmiddellijkheidsvirus. Het maakt ons echt ziek. Op je werk maar ook privé natuurlijk, snel even eten bestellen tc.) . Hierdoor ligt afleiding de hele dag op de loer, tenzij je functie natuurlijk is “professioneel emailer”, “collega-ondersteuner”, “spoed-vraagbaak” zijn voor de hele organisatie  We hebben de concentratieboog van een goudvis (8 seconden) en het geduld van een peuter: “ik wil het nu”, anders gaan we figuurlijk stampvoeten! De vraag is, wie durft en wie geeft het goede voorbeeld? Wie durft tegen collega’s te zeggen, ik ben er even niet, ik ben bezig met focus, ik ben bezig met innovativiteit, met creativiteit? Cultuurveranderingen zijn log en traag, het begint bij jezelf. Ik daag je uit, neem dagelijks de juiste vitamines op het virus te laten verdwijnen, laten we het uitroeien, hier en nu!

1. Vitamine A; asynchroon werken, gebaseerd op de piramide van Mullenberg

ik lees het of reageer erop, wanneer het mij uitkomt. Dit is de aard van asynchrone communicatie, die organisaties op het vierde niveau kenmerkt. De meeste activiteiten vereisen helemaal geen onmiddellijke reactie. Een eenrichtings-e-mail of -chatbericht kan voldoende zijn en de ontvanger antwoordt wanneer het hem of haar uitkomt. Als iets echt dringend is, pak je de telefoon.

Door asynchrone communicatie krijgen medewerkers meer tijd om na te denken, te creëren en in een flowtoestand te komen waardoor ze productiever zijn. Tegelijkertijd zorgt asynchrone communicatie voor het nemen van (misschien langzamere, maar) betere beslissingen. Verder stel je hiermee iedereen in staat, en niet alleen de luidste of meest extraverte, om mee te praten over belangrijke onderwerpen. Bovendien biedt asynchrone communicatie flexibiliteit aan nachtbrakers om hun werkdag later te beginnen, zo lang er maar een redelijke overlap is met de werktijd van vroege vogels. Wanneer je asynchrone communicatie gebruikt, toon je dat je respect hebt voor andermans tijd en focus. Organisaties die asynchrone communicatie echt tot standaard hebben gemaakt, zijn volgens Mullenweg uit de industriële revolutie

2. Vitamine M, monotaken in plaats van multitasken, ik doe 1 ding tegelijkertijd met aandacht

3. Vitamine PZB, pauzes zonder beeldscherm: pauzerichtlijnen

• Iets is beter dan niets (het hoeft niet altijd 30 minuten te zijn);
• Bewegen is beter dan stilzitten;
• Samen is beter dan alleen;
• Buiten is beter dan binnen, in de benen en lekker aan de wandel;
• Maak een pauzelijst i.p.v. een todo lijst;
• Stop met koffie halen voor de hele afdeling, iedereen zelf in de benen;
• Stop met ellenlange vergaderingen max 50 min en 10 min herstel tijd;
• Mindfulness dagelijks inzetten, net zoals al heel vele scholen doen bijvoorbeeld voor een vergadering (de 3 minuten ademruimte is al voldoende);
• Of kijk even naar dit filmpje 

4. Vitamine F, eat the frog (Brain Tracy)

Mark Twain: Wanneer jij je dag begint met het eten van een levende kikker, kun je met een voldaan gevoel de dag doorkomen, wetende dat dat waarschijnlijk het ergste was dat je die dag zal overkomen.” In werktaal: bedenk ’s morgens wat de belangrijkste en lastigste taak is die op je ligt te wachten, en doe die als eerste.

5. Vitamine E, matrix van Eisenhower
Hoe vaak is er echt brand? En 1 ding, email is nooit brand, of stuur jij de brandweer een email als er brand is?

6. Vitamine N, nee tegen een ander = ja tegen jezelf/ja tegen een ander = nee tegen jezelf

7. Vitamine S, stop met het oplossen van problemen die het gevolg zijn van het gebrek aan planning van anderen

Zo dat klinkt onaardig, maar als iedereen vanaf morgen elke dag begint met een goede planning, tijdig vragen uitzet en aangeeft waneer hij of zij het antwoord nodig heeft `9en dat is niet NU), hebben we allemaal geen last meer van het Onmiddellijkheidsvirus.

8. Vitamine R, geen DEADlines maar we spreken over REQUESTline
Het woord deadline is toch afschuwelijk, daar krijg je al stress van, gebruikt requestline of elk ander vriendelijk woord, wie weet een mooi Nederlands woord

En tot slot ter inspiratie, deze gave visual tegen, gebaseerd op het boek van Saundra Dalton-Smith “sacred rest, recover your life, renew your energy”

Pauzerichtlijnen

• Iets is beter dan niets (het hoeft niet altijd 30 minuten te zijn);
• Bewegen is beter dan stilzitten;
• Samen is beter dan alleen;
• Buiten is beter dan binnen, in de benen en lekker aan de wandel;
• Maak een pauzelijst i.p.v. een todo lijst;
• Stop met koffie halen voor de hele afdeling, iedereen zelf in de benen;
• Stop met ellenlange vergaderingen max 50 min en 10 min herstel tijd;
• Mindfulness dagelijks inzetten, net zoals al heel vele scholen doen bijvoorbeeld voor een vergadering (de 3 minuten ademruimte is al voldoende);
• Of kijk even naar dit filmpje 

Ter inspiratie diverse soorten pauzes (naast de Zweedse FIKA)

• Micro pauzes (donotingfor2minutes.com);
• Beweeg pauzes (loop naar het koffie apparaat voor jezelf!);
• Natuur pauzes;
• Gezelligheidspauzes;
• Mentale omschakel pauzes;
• Muziek pauzes;
• Tochtvrije pauze;
• Lunch pauzes;
• Je persoonlijke dip pauzes (14.55!);
• Alertheidspauzes/time-out pauzes.

Durf te lummelen

Begin morgen eens met 3 pauzes, 3 lummel-momenten. Laten we lummelen, fika-en of wie weet een beter woord te omarmen. Plan je pauzes in, vier ze met je collega’s en degene die het bete lummelt, die wint de pauze prijs. Nee alle gekheid op een stokje. Pauzeren kun je leren, liefst samen met je team. Zin een een inspirerende workshop, die nu eens niet over time management gaat, maar over PAUZEREN KUN JE LEREN. Interesse? Bel of mail ons gerust, onze experts staan in de startblokken. En begin alvast met een paar vitamineshotjes of je nu kiest voor A, PZB, F, E…het maakt niet uit. Gewoon beginnen!

Pauzeren kun je leren! Geen time management training maar break management training, samen met je collega’s.

Annemie Webers

focusoloog en directeur van Career & Live