7 concrete tips om het  “onmiddellijkheidsvirus” te stoppen

Emails, chat, Teamsberichten, appjes, chats, we worden de hele dag “gestoord” door tal van berichten om “even” op te antwoorden. Tegelijkertijd hebben we massaal het gevoel dat we ook echt bereikbaar “moeten” zijn, want je collega kan een vraag hebben en dan “moet” je wel gelijk antwoorden. Alles moet onmiddellijk, echt nu, het kan niet wachten; we hebben de hele dag te maken met het onmiddellijkheidsvirus. Het maakt ons echt ziek. Op je werk maar ook privé natuurlijk, snel even eten bestellen tc.) . Hierdoor ligt afleiding de hele dag op de loer, tenzij je functie natuurlijk is “professioneel emailer”, “collega-ondersteuner”, “spoed-vraagbaak” zijn voor de hele organisatie  We hebben de concentratieboog van een goudvis (8 seconden) en het geduld van een peuter: “ik wil het nu”, anders gaan we figuurlijk stampvoeten! Hoe kun je zorgen dat je meer focus hebt, tijdens je werkdag, maar ook gewoon thuis op de bank? Smartphones, open offices, hybride werken op verschillende plaatsen en tijdstippen, met een gemeenschappelijke noemer: de druk om altijd bereikbaar te zijn. Druk, drukker drukst en Snel, sneller, snelst.Dat lijken de mantra’s te zijn voor ons allemaal. Hierdoor missen we creativiteit, innovativiteit, diepgang . Daarbij krijgen we het alleen maar drukker doordat we zelden in de echte focus komen, we multitasken de hele tijd (en dat gaat weer ten koste van je productiviteit en je maakt fouten). We vergeten hersteltijd en pauzes te nemen. Je bent echt een rund als je met je pauzes stunt! En als je dan toch een keer pauzes neemt, dan ….moet je natuurlijk wel bereikbaar zijn, toch? Ik pleit dank voor: meer wasjes doen als je thuiswerkt, een heerlijke manier om even te pauzeren en te bewegen.

Kortom onze mentale en fysieke gezondheid krijgt een enorme opdonder, blijkt ook uit de factsheet werkstress TNO-2022 die werd gepresenteerd tijdens de week van de werkstress 14 november 2022.We worden er echt massaal ziek van!

Durf jij de cirkel van altijd bereikbaar zijn te doorbreken?

Leslie Perlow heeft jaren geleden al een interessant onderzoek gedaan bij de Boston Consult Group, gebaseerd op het doorbreken van de cirkel van bereikbaarheid. Harvard Business School professor Leslie Perlow deed een jaren geleden een sociologisch experiment bij The Boston Consulting Group, waar consultants sliepen met hun telefoon onder hun kussen om op late mails te kunnen reageren. Ze beschrijft de cirkel van bereikbaarheid, altijd “aan” staan. Japke-d. Bouma schrijft er wekelijks over en haar meest recente boek “Ik kan nu niet bellen want ik zit in een call” is echt een aanrader, hilarisch en confronterend. In een van haar columns  heeft ze het over de onmiddellijkheidscultuur. Inspirerende column en een prachtterm, vandaar dit blog! Dus bedankt Japke voor de inspiratie! Het lijkt er sterk op dat het meer dan enkel een cultuur is, het een een zeer snel om zich heen grijpend virus, het onmiddelijkheidsvirus, dat dagelijks heel veel slachtoffers maat. We weten het wel, Tony Crabbe sprak zelfs de historische woorden, “druk is het nieuwe dom” HBR schreef in 202o een mooi artikel over “altijd bereikbaar zijn”

Weg met het “onmiddellijksvirus” door de juiste vitamines

De vraag is, wie durft en wie geeft het goede voorbeeld? Wie durft tegen collega’s te zeggen, ik ben er even niet, ik ben bezig met focus, ik ben bezig met innovativiteit, met creativiteit? Cultuurveranderingen zijn log en traag, het begint bij jezelf. Ik daag je uit, neem dagelijks de juiste vitamines op het virus te laten verdwijnen, laten we het uitroeien, hier en nu!

1. Vitamine A; asynchroon werken, gebaseerd op de piramide van Mullenberg

ik lees het of reageer erop, wanneer het mij uitkomt. Dit is de aard van asynchrone communicatie, die organisaties op het vierde niveau kenmerkt. De meeste activiteiten vereisen helemaal geen onmiddellijke reactie. Een eenrichtings-e-mail of -chatbericht kan voldoende zijn en de ontvanger antwoordt wanneer het hem of haar uitkomt. Als iets echt dringend is, pak je de telefoon.

Door asynchrone communicatie krijgen medewerkers meer tijd om na te denken, te creëren en in een flowtoestand te komen waardoor ze productiever zijn. Tegelijkertijd zorgt asynchrone communicatie voor het nemen van (misschien langzamere, maar) betere beslissingen. Verder stel je hiermee iedereen in staat, en niet alleen de luidste of meest extraverte, om mee te praten over belangrijke onderwerpen. Bovendien biedt asynchrone communicatie flexibiliteit aan nachtbrakers om hun werkdag later te beginnen, zo lang er maar een redelijke overlap is met de werktijd van vroege vogels. Wanneer je asynchrone communicatie gebruikt, toon je dat je respect hebt voor andermans tijd en focus. Organisaties die asynchrone communicatie echt tot standaard hebben gemaakt, zijn volgens Mullenweg uit de industriële revolutie

2. Vitamine M, monotaken in plaats van multitasken, ik doe 1 ding tegelijkertijd met aandacht

3. Vitamine PZB, pauzes zonder beeldscherm: pauzerichtlijnen

• Iets is beter dan niets (het hoeft niet altijd 30 minuten te zijn);
• Bewegen is beter dan stilzitten;
• Samen is beter dan alleen;
• Buiten is beter dan binnen, in de benen en lekker aan de wandel;
• Maak een pauzelijst i.p.v. een todo lijst;
• Stop met koffie halen voor de hele afdeling, iedereen zelf in de benen;
• Stop met ellenlange vergaderingen max 50 min en 10 min herstel tijd;
• Mindfulness dagelijks inzetten, net zoals al heel vele scholen doen bijvoorbeeld voor een vergadering (de 3 minuten ademruimte is al voldoende);
• Of kijk even naar dit filmpje 

4. Vitamine F, eat the frog (Brain Tracy)

Mark Twain: Wanneer jij je dag begint met het eten van een levende kikker, kun je met een voldaan gevoel de dag doorkomen, wetende dat dat waarschijnlijk het ergste was dat je die dag zal overkomen.” In werktaal: bedenk ’s morgens wat de belangrijkste en lastigste taak is die op je ligt te wachten, en doe die als eerste.

5. Vitamine E, matrix van Eisenhower
Hoe vaak is er echt brand? En 1 ding, email is nooit brand, of stuur jij de brandweer een email als er brand is?

6. Vitamine N, nee tegen een ander = ja tegen jezelf/ja tegen een ander = nee tegen jezelf

7. Vitamine S, stop met het oplossen van problemen die het gevolg zijn van het gebrek aan planning van anderen

Zo dat klinkt onaardig, maar als iedereen vanaf morgen elke dag begint met een goede planning, tijdig vragen uitzet en aangeeft waneer hij of zij het antwoord nodig heeft `9en dat is niet NU), hebben we allemaal geen last meer van het Onmiddellijkheidsvirus.

8. Vitamine R, geen DEADlines maar we spreken over REQUESTline
Het woord deadline is toch afschuwelijk, daar krijg je al stress van, gebruikt requestline of elk ander vriendelijk woord, wie weet een mooi Nederlands woord

Kill het onmiddellijksvirus nu!

Denk in mogelijkheden en oplossingen
Maak er en challenge van met je collega’s.
Maak kenbaar dat jij bezig bent dit verwoestende virus aan te maken.
Samen staan we sterk, zodat we in 2023 kunnen zeggen: wat heerlijk, ik ben niet meer d hek dag brandjes aan het blussen, maar doe datgene waar ik echt blij van word op mijn werk. Soms kan dat natuurlijk best een collega helpen zijn, maar dan niet ONMIDDELLIJK, maar inzet groene kwadrant van Eisenhower.

Annemie Webers

Focusoloog