Behoefte aan vitamine V van Verbinding (en de V van Vertrouwen)

Door hybride werken voelen medewerkers zich minder verbonden met hun werk, blijkt het uit het Nationaal Werkgeluk Onderzoek. Werknemers geven het werkgeluk gemiddeld een 7,2 , dat is gelijk aan 2021. Echter mensen voelen zich beduidend minder verbondenheid met het werk voelen. De score daalde fors van een 7,3 naar een 7,0. Welk model je ook gebruikt, de V van Verbinding staat bijna overal in. Of je nu kijkt naar de 8 van werkgeluk, het PERK model Werkgeluk van Berkely: purpose, engagement, veerkracht en vriendelijkheid tussen collega’s, de zelfdeterminatie theorie van Deci & Ryan: autonomie, competentie en verbondenheid, het SCARF model van David Rock: Status, Relatedness, Autonomy, relatedness en fairness.
Dr Kilian Wawoe, organisatie psycholoog,  geeft over verbinding het volgende aan “Beschouw de organisatie als een kudde en denk vanuit het collectief in plaats van vanuit jezelf, het de taak van de groep om voor de zwakste leden te zorgen, waarbij de leider de moederolifant is: faciliteer ontmoetingen en leren van elkaar. Als iedereen in een hybride werksituatie zelf mag kiezen waar hij/zij werkt, dan gaat het “verschrikkelijk verkeerd”. De mensen van mijn leeftijd zitten thuis te genieten van hun goede werk-privé-balans, terwijl de jongeren op kantoor op zoek zijn naar kennis.” Anja Machielse, hoogleraar humanisme en sociale weerbaarheid, spreekt over vitamine S, (sociaal contact). Zij geeft aan in een artikel in De Volkskrant over eenzaamheid “als je lange tijd geen toegang hebt tot vitamine S, wordt eenzaamheid chronisch.”

Onderdeel van de groep zijn heeft consequenties

Ik kan me heel goed vinden in Wawoe, onderdeel van de groep zijn heeft voordelen (we kunnen als mens niet alleen overleven!) en soms voelt het als een nadeel. Maar het geheel is meer dan de som der delen. De essentie bij Hybride werken blijft voor mij de vraag; waarom kiezen we als organisatie met zijn allen voor hybride werken en welk model kiezen we? Kortom de basis vraag is “Wat levert het op voor wie? Wat zijn de voordelen en nadelen voor de organisatie, het team, het individu en de stakeholders?” En vervolgens met elkaar in gesprek te gaan over de invulling en wensen an iedereen. Dat betekent niet eenmalig, maar regelmatig evalueren over de gemaakte afspraken.

Wat zijn de drijfveren voor iedereen om te werken?

Elk mens is anders, daarom is het essentieel om niet enkel met elkaar in gesprek te gaan over wat en hoe hybride werken, maar vooral ook waarom. Leer elkaar echt kennen en ga in gesprek over je drijfveren. Deze verschillen per persoon. Drijfveren zeggen iets over de motivatie, houding, voorkeur en waarden. Deze drijfveren kunnen als gevolg van tijd, ervaring of anderszins veranderen. Hoe meer drijfveren terug te vinden zijn in je werk, hoe beter je je op je plek zult voelen. Bij drijfveren gaat het er om wat mensen werkelijk beweegt, letterlijk vertaald is de betekenis van drijfveer ook “beweegreden”. Ben je bijvoorbeeld meer geïnteresseerd in autonomie en individuele vrijheid of ga je meer voor macht en status?
En dan komen we weer terug bij Wawoe, en de kudde: Beschouw de organisatie als een kudde en denk vanuit het collectief in plaats van vanuit jezelf, het is de taak van de groep om voor de zwakste leden te zorgen, waarbij de leider de moederolifant is. Door de drijfveren van collega’s beter te kennen snap je ook beter waarom iemand bijvoorbeeld wel of niet naar kantoor wil komen en kun je daarover in gesprek gaan en afspraken maken. En vanuit het onderzoek weten we inmiddels dat mensen zich beduidend minder verbondenheid voelen met het werk. De score daalde immers fors van een 7,3 naar een 7,0. Dus ga vervolgens ook nadenken over wat iedereen nodig heeft: de bekende Vitamine V.

Geen verbinding zonder vertrouwen, de V van vertrouwen

Vergeet vooral niet dat vertrouwen de lijm is die een team (ver)bindt. Er is een verschil tussen hoofd en hart vertrouwen: cognitief vertrouwen en emotioneel vertrouwen.

Cognitief vertrouwen is gebaseerd op het geloof dat je collega’s gekwalificeerd zijn om hun werk goed te doen. Het vertrouwen groeit als mensen langer met elkaar werken en wordt gebaseerd op ervaring en interactie in positieve of (soms helaas) negatieve zin.
Emotioneel vertrouwen heeft te maken met  zorg en bezorgdheid voor elkaar en heeft te maken met positieve gevoelens en emotionele banden, bijvoorbeeld teamleden die dezelfde waarden hebben. Tijd speelt hierin een minder grote rol.
Als mensen elkaar dagelijks zien dan bouwt vertrouwen langzaam aan, dus hoe langer mensen met elkaar werken hoe groter het vertrouwen wordt. Dat is bij hybride en remote teams anders, mensen zien elkaar niet dagelijks. Het blijkt dat een niveau van cognitief vertrouwen redelijk snel wordt bereikt bij remote teams, het opbouwen van emotionele vertrouwen langer duurt. Beide soorten van vertrouwen zijn belangrijk. Vertrouwen ontwikkel je door jezelf “bekend” te maken bij anderen, gebaseerd op kennis van elkaar en empathie door reflexieve kennis. Het emotionele vertrouwen, dat heeft het zwaar te verduren in hybride samenwerken en is een stuk lastiger.

Vertrouwen en macht

Een handig hulpmiddel is te kijken naar de trust power matrix van Erica Dhawan.
Bedenk per interactie waar jij je bevindt m.b.t de communicatie met deze persoon en is nodig voor een optimale communicatie?

Stel jezelf o.a. de vragen:

• Hoe groot is het vertrouwen echt van de ander mij en vv en is er sprake van een “power’gap?
• Wat betekent dat voor het communicatiekanaal dat ik wil gebruiken? En waarom kies ik voor dit comunicatiekanaal, past dat ook bij de ander? En voor het taalgebruik (formeel, informeel)?
• Kan ik wel of geen emocions gebruiken?
• Welke toonzetting past bij de communicatie?
• Kan het kort of is iets uitgebreider beter naar deze persoon?
• Ben ik duidelijk?
• Respecteer ik de ander qua tijd en werkdruk? Of maak ik mijn probleem de anders probleem?

De hybride verbindings ideeën box

Tijdens de lockdown hebben we al heel vele ideeën verzameld om de verbinding te vergroten, het wordt tijd om deze weer in ere te herstellen en nog groter te maken

Echte aandacht voor elkaar

• Maak een buddy systeem, zorg dat je minimaal twee collega buddy’s hebt. Je zorgt voor elkaar, voor de informele contacten en spreekt bijvoorbeeld af elkaar minimaal 2 x per week te live preken en echt te vragen hoe het met de ander gaat
• Je collega’s echte oprechte aandacht geven, geef vaker een oprecht compliment en spreek dat ook uit
• Stuur eens een leuk kaartje naar een of meerdere collega’s
• Creëer een thuiswerkteam met name voor mensen die alleen wonen, dat kunnen vrienden maar ook collega’s zijn en maak dagelijks afspraken met elkaar bijvoorbeeld samen lunchen, of “samen pauzeren etc.
• Een echt gesprek hebben over wat je lastig vindt nu, wat je nodig hebt met je team en gebruik daar bijvoorbeeld deze visual voor, gemaakt door Nicolette Wever
• Geen saaie stiltes waar niemand iets zegt, maar “gooi elkaar de bal” toe tijdens de meeting. De bal gaat naar …. vangen
• Probeer geen ja en geen nee te zeggen tijdens een meeting
• Vraag hoe mensen wonen, vergeet niet de mensen die alleen op een kamertje wonen en heb begrip dat bijvoorbeeld een of twee ste kantoordagen voor hen essentieel kan zijn
• Eindig elke meeting met 3 positieve dingen en maak een echte positiviteits-pot (virtuele of een echte)

• Gebruik interactieve tools, er zijn er zo veel maar ze worden zo weinig gebruikt zoals Miro of Mural of laat je inspireren door kant en klare boards van boardle.io om echt samen te werken aan een project
• Niet praten maar tekenen, visuals maken. Dat kan bijvoorbeeld met behulp van je virtuele whiteboard, een jamboard etc. Zo krijgen mensen ook de tijd om te denken en hoeven ze niet de hele tijd te praten. Vervolgens je kun je alles goed categoriseren
• Teken op een jamboard of whiteboard met zijn allen een olifant samen, of iets anders gek, als het maar samen is
• Bedenk welke meetings beter live kunnen en welke onkine kunnen
• Maak saai werk weer leuk door het actief inzetten van Playful Work Design, samen humor bedenken of competitie elementen toevoegen, wil je meer lezen, klik dan hier

Humor kan zorgen voor mee emotioneel vertrouwen 

• Pubquiz of kantoor bingo
• Wie maakt de lekkerste koffie challenge?
• Wie stuurt de minste of de beste of meest bondige emails?
• Wie stelt de beste vragen?
• Doe een hoola hoop competitie achter het scherm
• Elke dag een beweeg pauze of een “plankwedstrijd”
• Wandel meetings en wandel overleggen

Check-in en of check-out of teammeeting, haal ze weer uit de kast

• Minder (en kortere) meetings, maak er een meeting dieet van bijvoorbeeld maximaal 4 per dag, komt er een bij, dan moet er ook 1 weg
• Elke check-in of teammeeting begint met een thema bijvoorbeeld je leukste boek, je favoriete serie en maak er gelijk een wedstrijd van. Bijvoorbeeld iedereen stuurt een foto van zijn favoriete vakantie en degene die na een maand de meeste goed heeft geraden, krijgt een heerlijke maaltijd thuis bezorgd
• Samen een meditatie doen (maakt je hoofd goed leeg)
• Een team playlist maken en op het moment dat het even tegen zit, samen dansen en bewegen
• Samen muziek maken
• Geef elkaar passende namen die beginnen met de letter van je voornaam bijvoorbeeld attente Annemie en verander dan ook je naam onder je beeld/foto
• Bij volgende meeting, ga in een fun thema werken bijvoorbeeld iedereen zet een hoedje op, sjaal om etc.
• Draag iets rood, als je je niet goed voelt qua energie, iets groens als je je top voelt en oranje geel als het er tussen in zit
• Vraag in de vorm van een cijfer hoe iedereen zich voelt of teken een smiley die aangeeft hoe je er nu bijzit
• Gebruik de cirkel van gevoelens en laat iedereen aangeven welk gevoel het beste bij hem of haar past, gratis te downloaden via deze link

Pauzes

Helaas is de pauze de meest vergeten activiteit, merk ik elke keer weer. De pauzes worden massaal vergeten als mensen thuiswerken, te druk, geen zin, geen energie, of echt “gewoon niet aan gedacht”. Echter de pauze is essentieel, minimaal 3 maal per dag!

• Pauzes inplannen in je agenda en echt die tijdstippen blokken
• Laat elkaar weten hoe vaak je echt pauze hebt genomen elke dag
• Minimaal 3 keer en minimaal 20 minuten bewegen
• Post een foto wat je tijdens je energieke pauze hebt gedaan
• Buiten wandelen met elkaar en een goed gesprek hebben (1,5 meter afstand) of per telefoon
• Pauzes zonder beeldschermen
• Nooit eten achter je beeldscherm
• Of gewoon een pauze helemaal lekker alleen of met je huisdier

Meer vitamine V deze herfst?

Wil je meer weten of in gesprek met je organisatie en of je team over hybride werken, grenzen bewaken en werk privé balans of digital wellbeing, bel 085-0660945 of mail gerust, wij maken er een echte inspiratie sessie van! Met veel serendipiteit!

Denk bijvoorbeeld aan een inspirerende teamsessie “beken je kleur”

Annemie Webers

directeur Career & Live